Events In & Out è una delle prime e più premiate società di organizzazione di eventi in Italia. Progetta e organizza ogni tipologia di evento aziendale: meeting, conferenze, congressi, viaggi d’incentivazione, teambuilding, convention, lanci di prodotto, eventi speciali. 

  • non effettua alcuna discriminazione di razza, religione, cultura, linguaggio e tendenza sessuale, e anzi contribuisce, col proprio operato quotidiano, a combattere tutti i pregiudizi, convinta che un mondo aperto alle diversità costituisca la miglior forma di accrescimento e di evoluzione per ogni società
  • agisce nel pieno rispetto del lavoro dei suoi fornitori e dei suoi referenti
  • segue scrupolosamente il Codice etico di Site (Society of Incentive Travel Excellence), l’unica associazione mondiale di professionisti degli eventi motivazionali
  • rispetta pienamente le norme del Green Meetings Industry Council, l’associazione internazionale di riferimento per l’eco-sostenibilità nella meeting & incentive industry
  • si impegna affinché le operatività locali nelle destinazioni prescelte quali mete di viaggio non siano condotte da personale sfruttato o sottopagato
  • avendo il proprio staff visitato buona parte del mondo per ragioni sia professionali sia leisure, ama profondamente la nostra Terra, ne conosce a fondo le bellezze e intende, nel suo piccolo, aiutare a preservarle
  • rispetta l’eco-sostenibilità in tutte le sue forme, sia sociali sia naturali, e ne fa un preciso tool di informazione e di motivazione per la sua clientela
  • è conscia che il suo lavoro coinvolge soprattutto l’immagine delle aziende, ed è un importante veicolo di brand awareness
  • risponde – essa stessa come impresa al pari di ogni suo dipendente o collaboratore – di tutte le proprie azioni
  • assicura trasparenza e chiarezza nella conduzione dell’attività lavorativa, verso il Cliente come verso i fornitori, i collaboratori e il personale interno. 

Corporate social responsibility

Siamo associati a Events Industry Council (di cui Annamaria Ruffini ha fondato il Capitolo italiano), punto di riferimento internazionale per tutti i temi della
Corporate social responsibility negli eventi, in senso sia ambientalistico sia sociale.
Del GMIC ha anche la certificazione, che attesta il raggiungimento di standard di eccellenza nei convegni a “impatto zero”.

POLICY: L’ATTIVITÀ SOSTENIBILE

 

INTRODUZIONE/PRESENTAZIONE

La Events In & Out s.r.l. è una delle prime e più premiate società di organizzazione di eventi in Italia. Progetta e organizza ogni tipologia di evento aziendale: meeting, conferenze, congressi, viaggi di incentivazione, teambuilding, convention, lanci di prodotto, eventi speciali.

DESCRIZIONE DEL CONTESTO

La Events In & Out s.r.l. è associata alla Events Industry Council (di cui Annamaria Ruffini ha fondato il Capitolo italiano), punto di riferimento internazionale per tutti i temi della Corporate social responsibility negli eventi, in senso sia ambientalistico che sociale.

È inoltre iscritta a SITE (Society for Incentive Travel Excellence) e ha conseguito la certificazione GMIC che attesta il raggiungimento di standard di eccellenza nei convegni a “impatto zero”.

Dispone inoltre della certificazione CIS (Certified Incentive Specialist) e il CITP (Certified Incentive Travel Professional), entrambi attestanti il livello di specializzazione nel mondo dell’incentivazione.

IMPEGNI/VALORI (Riferimento punto norma 4.5)

La policy di sostenibilità di Events In & Out s.r.l. illustra le linee guida dell’attività quotidiana in termini di impatto ambientale, aspetti sociali ed economici.

Mira a definire l’impegno dell’azienda e di tutti i suoi collaboratori in tema di salvaguardia dell’ambiente e sostenibilità sociale nella realizzazione di eventi nazionali e internazionali.

In questa ottica la Events In & Out si impegna a soddisfare i requisiti legali applicabili e contribuisce a promuovere un’attenzione concreta ai principi dello sviluppo sostenibile e ai comportamenti individuali coerenti con gli stessi.

Il principale obiettivo, in relazione a quanto sopra, è comprendere ed anticipare le aspettative ed i bisogni impliciti dei clienti, offrendo servizi che si distinguono per l’innovazione orientata al raggiungimento dei massimi livelli qualitativi e improntati sui principi dello sviluppo sostenibile.

Per questo la Direzione Generale di Events In & Out s.r.l. ha intrapreso un Sistema Integrato per la gestione Sostenibile degli eventi (in corso l’ottenimento della certificazione ISO 20121, dicembre 2020).

A tal fine si propone di mantenere e sviluppare e diffondere a tutti i livelli, la cultura della Qualità & Sostenibilità ponendo a disposizione di tale obiettivo le necessarie risorse.

La Events In & Out propone ai propri committenti e alle altre parti rilevanti interessate una gestione organizzativa e sostenibile degli eventi, basata sui principi cardine, declinati nella dichiarazione di intenti:

  • Gestione: coerente con gli obiettivi ed attuata in un’ottica di miglioramento continuo;
  • Inclusività: prendendo in considerazione le esigenze di partecipanti e stakeholders;
  • Integrità: aderenza ai principi etici;
  • Trasparenza: fondamentale nella fase di rendicontazione per una comunicazione circolare con gli stakeholders.

La Events In & Out si impegna a orientare le scelte del committente proponendo soluzioni sostenibili per tutte le fasi dell’evento da realizzare: nel caso in cui alcune proposte progettuali non fossero adottate viene garantita una gestione sostenibile dell’evento per tutti i processi di propria competenza e responsabilità (inclusa la propria catena di fornitura).

La Events In & Out aderisce al codice etico di ECPAT (End Child Prostitution, Pornography and Trafficking) per contrastare il turismo sessuale e il traffico di minori.

Promuove e divulga i principi di sostenibilità alle parti interessate e attività di sensibilizzazione tramite apposita rendicontazione post evento.

Sviluppa l’informazione e la formazione dei Dipendenti sul tema della sostenibilità attraverso la condivisione degli obiettivi, raccolta di opportuni suggerimenti da implementare nelle pratiche quotidiane collettive e individuali per un progressivo utilizzo responsabile delle risorse ambientali

CAMPO DI APPLICAZIONE DEL SISTEMA (Riferimento punto norma 4.3)

Il sistema di gestione si applica alla progettazione e organizzazione di eventi aziendali quali meeting e convention sul territorio nazionale.

L’organizzazione gestisce le proprie attività e i rapporti con tutte le parti interessate in modo da promuovere lo sviluppo sostenibile e perseguire specifici obiettivi di miglioramento in particolare con riferimento a:

  • Sostenibilità ambientale
    • Razionalizzazione mobilità: utilizzo di mezzi di trasporto con certificazioni energetiche di alto livello e promozione di trasferimenti in condivisione
    • Selezione di location e strutture alberghiere in linea con i principi di sostenibilità
    • Noleggio di allestimenti riutilizzabili o realizzati con materiali a basso impatto ambientale
    • Utilizzo di strumentazione a basso consumo per illuminazione, riscaldamento o condizionamento dei locali e contributi audio/video
    • Scelta di materiali ecosostenibili: riciclabili e/o riciclati, compostabili, di derivazione naturale
    • Riduzione/eliminazione o sostituzione di plastica e altri materiali inquinanti durante tutte le fasi dell’evento, dalla promozione e comunicazione alla realizzazione stessa
    • Riduzione dell’utilizzo della carta e promozione dell’utilizzo di carta riciclata.
    • Proposte di menu a KM 0 e con ingredienti/prodotti biologici e/o secondo la stagionalità
    • Diminuzione della produzione di rifiuti attraverso la riduzione imballaggi e riutilizzo materiali in coerenza con le moderne prassi nell’ambito del riciclo e in linea con le norme di smaltimento vigenti presso i singoli Comuni
  • Sostenibilità sociale
    • Limitazione sprechi legati alla ristorazione attraverso accurata stima del numero effettivo di partecipanti
    • Recupero eventuali eccedenze alimentari e consegna ad associazioni no profit per la ridistribuzione
    • Studio e realizzazione di progetti di riqualifica del territorio, inclusione sociale, valorizzazione culturale delle destinazioni e coinvolgimento delle varie professioni delle comunità locali
  • Sostenibilità economica
    • Promozione e divulgazione dei principi di sostenibilità alle parti interessate e attività di sensibilizzazione tramite apposita attività di selezione di fornitori per il raggiungimento di preventivi idonei con la migliore soddisfazione del cliente e dei requisiti di sostenibilità economica.

In questa ottica, Events In & Out ha adottato un sistema di gestione per la sostenibilità degli eventi, secondo la norma ISO 20121, e si impegna al miglioramento continuo del sistema di gestione stesso attraverso la promozione di una politica di sostenibilità in tutte le fasi del ciclo di vita degli eventi e delle attività aziendali connesse.

Roma, 24/11/2020